Project Scope and Cost Management

Project Scope Management 

 

 Pengertian Project Scope Management

• Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat didalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.
• Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.
• Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang tidak termasuk kedalam proyek.

Proses Projeck Scope Management

• Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
• Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
• Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
• Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.
• Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.

Inisialisasi Proyek : Rencana strategis dan pemilihan proyek

• Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang , memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.
• Organisasi sering melakukan analisis SWOT.
• Identifikasi proyek potensial.
• Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.
• Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Mengapa perusahaan investasi pada IT

• Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi
• Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
• Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.

Identifikasi proyek potensial

• Banyak organisasi mengikuti proses perencanaan untuk memilih proyek IT.
• Sangat penting untuk menyelaraskan proyek IT dengan strategi bisnis.
• Penelitian menunjukan bahwa mendukung tujuan bisnis eksplisit adalah nomor satu alas an dikutip untuk berfantasi dalam proyek IT

Metode pemilihan proyek

• Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek.
• Metode untuk proyek-proyek memilih meliputi :

- Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas
- Kategorikan proyek tegnologi informasi
- Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya
- Menggunakan metode skor tertimbang
- Menerapkan balanced sorecard
Kategori proyek IT

• Suatu kategorisasi menilai apakah proyek tersebut memberikan respon terhadap suatu masalah, kesempatan.
• Kategorisasi lain adalah berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek atau tanggal dengan yang harus dilakukan.
• Kategirisasi lain adalah prioritas keseluruhan proyek

PROJECT TIME MANAGEMENT
Mengatur waktu dalam penyelesaian project, termasuk di dalamnya waktu-waktu yang akan hilang dalam pengerjaan project.

• activity definition

mendefinisikan aktifitas project kedalam jadwal pengerjaan project. Berdasarkan kebutuhan di setiap fase projectnya .jadi dalam proses ini kita harus lebih mendetailkan lagi aktifitas-aktifitas apa yang di butuhkan dalam perancangan pengerjaan project . terdapat beberapa fase tahapan pembagian tugas,  nah di setiap fase itulah yang harus di perjelas tentang apa saja aktifitas yang harus di lakukan, agar dalam aktifitas pengerjaan proyek ini berjalan dengan efisien .

• Activity sequencing

Menyusun urutan aktivitas pekerjaan dan mendokumentasikannya.Setiap aktifitas harus di menaj sebaik mungkin, dan jangan lupa mendokumentasikannya karena dokumentasi sangat penting dalam pembuatan sebuah project

• Activity resource estaming

Menghitung setiap tipe sumber daya yang dibutuhkan.Jadi kita harus dapat menganalisis sumber daya apa yang di butuhkan untuk membangaun project agar sesuai dengan yang di inginkan

• activity duration estaming

menghitung waktu yang diperlukan untuk mentelesaikan setiap pekerjaan project yang harus di selesaikan setiap waktu. Harus di lakukan agar supaya waktu pengerjaan sesuai dengan perjanjian waktu project

• schedule development

menganalisis urutan aktuvitas, waktu,kebutuhan sumber saya dengan jadwal pekerjaan project yang dudah di tetapkan.

• schedule control

mengontrol setiap pengubah jadwal project. Harus bertindak cepat dengan menyesuaikan jadwal-jadwal lainya agar tidak terjadi lost time.

sumber:http://sk-tk.blogspot.com/2011/12/project-scope-and-cost-management.html

GRUP PROSES MANAJEMEN PROYEK

GRUP PROSES MANAJEMEN PROYEK

A. Proses Proyek

          Proyek terdiri dari beberapa proses. Proses proyek dilakukan oleh orang-orang dan umumnya terdapat salah satu dari dua kategori utama:

1. Proses manajemen proyek berkaitan dengan menjelaskan dan mengorganisir pekerjaan proyek. Proses manajemen proyek yang berlaku untuk sebagian besar proyek
.
2. Produk – berorientasi proses berkaitan dengan menetapkan dan menciptakan produk suatu proyek. Produk – berorientasi proses yang biasanya di definisikan oleh siklus hidup proyek dan bervariasi berdasarkan wilayah aplikasi. Kedua kategori ini saling tumpang tindih dan berinteraksi sepanjang proyek itu berjalan. Sebagai contoh, ruang lingkup proyek tidak dapat di definisikan dengan tidak adanya pemahaman dasar tentang bagaimana menciptakan suatu produk.

B. Grup Proses

Proses Manajemen Proyek membentuk menjadi lima grup, berikut adalah:

1. Initiating Processes
2. Planning Processes
3. Executing Processes
4. Controlling Processes
5. Closing Processes

Penjelasan:
1. Initiating Processes, mengorganisasikan untuk memulai fase berikutnya dari suatu proyek.

2. Planning Processes, adalah yang terpenting untuk suatu proyek karena proyek melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Akibatnya ada proses yang relatif lebih dalam bagian ini.

a. Core Processes, di bawah ini yang termasuk core processes:
• Scope Planning.
• Scope Definition.
• Activity Definition.
• Activity Sequencing.
• Activity Duration Estimating.
• Schedule Development.
• Resource Planning.
• Cost Estimating.
• Cost Budgeting.
• Project Plan Development.

b. Facilitaing Processes, di bawah ini yang termasuk facilitating processes:
• Quality Planning.
• Organizational Planning.
• Staff Acquisition.
• Communications Planning.
• Risk Identifications.
• Risk Response Development.
• Procurement Planning.
• Solicitation Planning.

3. Executing Processes, mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang telah direncanakan.

• Project Plan Execution
• Scope Verification
• Quality Assurance
• Team Development
• Information Distribution
• Solicitation
• Source Selection
• Contract Administration

4. Controlling Processes, mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

• Overall Change Control
• Scope Change Control
• Schedule Control
• Cost Control
• Quality Control
• Performance Reporting
• Risk Response Control

5. Closing Processes, melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus dari proyek.
• Administrative Closure
• Contract Close-out

SUMBER:
1. http://translate.google.co.id/
2. Chapter 3: Project Management Processes
3. http://mcfans-mpti.blogspot.co

Konteks Management Proyek Dan TI

Konteks Management Proyek Dan TI 

 

Management proyek
adalah suatu aktifitas dimana adanya sebuah perencanaan,pembangunan,dan penyelesaian yang bertujuan untuk memenuhi suatu hal yang akan dituju yang dapat beruapa suatu benda,kegiatan,atau lain sebagainya,yang sudah pasti aspek aspek yang mengikat seperti keterbatasan sumberdaya,waktu juga dana selalu ada didalamnya.

sedangkan,
Management proyek tekhnik informasi itu sendiri merupakan kegiatan sumber daya yang tersedia dari sebuah proyek pengembangan solusi TI sehingga dapat dihasilkan suatu sistem solusi yang memenuhi obyektif yang telah ditetapkan. Sumber daya proyek TI yang dimaksud disini mencakup Sumber Daya Manusia, peralatan dan fasilitas kerja (baik hardware maupun software), dana, dan logistik.
  

Dasar Manajemen proyek TI
Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek TI yang juga hampir sama dengan proyek biasanya, yaitu :
A.Tujuan Manajemen Proyek
tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:

1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan tepat waktu.
2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan
3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati
4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek

B.Proses manajemen proyek
manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup fase :
1. Project Initiation (Inisiasi proyek):
Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.

2. Project Planning (perencanaan awal proyek):
Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.

3. Project Executing (Pelaksanaan proyek):
Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.

4. Project Control (Pengendalian proyek) :
roses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.

5. Project Closing:
proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

C.Pengetahuan manajemen proyek.

Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.





Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).



Contoh dalam management proyek TI :
1.Absensi Elektrik untuh pekerjaan ataupun pendidikan.
2.E-toll(kemudahan dalam pembayaran untuk pengguna jalan toll)
3.Bluetooth

 4.Anjungan Tunai Mandiri (ATM)

semuai itu adalah kerja dari sebuah management proyek TI ,dan mungkin ada pula beberapa yang saling bekerja sama dengan bidang lainya,namun sistem yang terdapat dalam contoh contoh tersebut adalah sebuah hasil karya proyek tekhnik informasi yang mungkin dalam sehari harinya kita rasakan.

Keuntungan management proyek TI :

 1.pengelolaan dana,sumberdaya,dan waktu yang lebih baik dan mudah disesuaikan.
2.penarikan minat konsumen yang lebih banyak,dan mudah.
3.dengan harga yang sesuai dan modal yang cukup ringan menjadi sangat menguntungkan
4.pengkoordinasian sumber daya yang dapat diatur sendiri dan mudah
5.memberikan kebaikan dari pengelolaan yang baik dan memuaskan konsumen

 

Kerugian atau Tuntutan management proyek TI :

 

1.persaingan yang ketat.
2.bila permintaan atau pemerotesan konsumen yang memlebihi kapasitas,menyebabkan masalah pada waktu ataupun smberdaya dan dana.
3.kreatifitas dan ide selalu harus dipacu.karna sifat dari proyek itu sendiri sementara,dan harus diubah menjadi lebih baik dan baru.

Beberapa perbedaan karakteristik proyek tekhnik informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti perangkat lunak/keras, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
3. Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam
4. Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.
5. persaingan tebih ketat karna pengguna TI itu sendiri sudah banyak,dan itu terlihat dalam kehidupan sehari hari.

dengan demikian kita dapat simpulkan bahwa dasar dalam semua management proyek adalah sama,namun perbedaannya dalam pengelolaan dan penggunaannya saja yang berbeda.namun itu semua merupakan suatu kerja yang sangat baik dan melatih kemampuan dalam bidangnya masing masing yang sudah pasti akan bermanfaat dikalangan masyarakat umum.


SUMBER :

http://perbendaharaan.wordpress.com/2008/12/18/definisi-dan-tujuan-manajemen-proyek-teknologi-informasi/
http://dya08webmaster.blog.com/aspek-aspek-yang-mempengaruhi-manajemen-proyek/
http://mystroberi.blogspot.com/2010/10/pengenalan-manajemen-proyek-ti.html