GRUP PROSES MANAJEMEN PROYEK

GRUP PROSES MANAJEMEN PROYEK

A. Proses Proyek

          Proyek terdiri dari beberapa proses. Proses proyek dilakukan oleh orang-orang dan umumnya terdapat salah satu dari dua kategori utama:

1. Proses manajemen proyek berkaitan dengan menjelaskan dan mengorganisir pekerjaan proyek. Proses manajemen proyek yang berlaku untuk sebagian besar proyek
.
2. Produk – berorientasi proses berkaitan dengan menetapkan dan menciptakan produk suatu proyek. Produk – berorientasi proses yang biasanya di definisikan oleh siklus hidup proyek dan bervariasi berdasarkan wilayah aplikasi. Kedua kategori ini saling tumpang tindih dan berinteraksi sepanjang proyek itu berjalan. Sebagai contoh, ruang lingkup proyek tidak dapat di definisikan dengan tidak adanya pemahaman dasar tentang bagaimana menciptakan suatu produk.

B. Grup Proses

Proses Manajemen Proyek membentuk menjadi lima grup, berikut adalah:

1. Initiating Processes
2. Planning Processes
3. Executing Processes
4. Controlling Processes
5. Closing Processes

Penjelasan:
1. Initiating Processes, mengorganisasikan untuk memulai fase berikutnya dari suatu proyek.

2. Planning Processes, adalah yang terpenting untuk suatu proyek karena proyek melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Akibatnya ada proses yang relatif lebih dalam bagian ini.

a. Core Processes, di bawah ini yang termasuk core processes:
• Scope Planning.
• Scope Definition.
• Activity Definition.
• Activity Sequencing.
• Activity Duration Estimating.
• Schedule Development.
• Resource Planning.
• Cost Estimating.
• Cost Budgeting.
• Project Plan Development.

b. Facilitaing Processes, di bawah ini yang termasuk facilitating processes:
• Quality Planning.
• Organizational Planning.
• Staff Acquisition.
• Communications Planning.
• Risk Identifications.
• Risk Response Development.
• Procurement Planning.
• Solicitation Planning.

3. Executing Processes, mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang telah direncanakan.

• Project Plan Execution
• Scope Verification
• Quality Assurance
• Team Development
• Information Distribution
• Solicitation
• Source Selection
• Contract Administration

4. Controlling Processes, mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

• Overall Change Control
• Scope Change Control
• Schedule Control
• Cost Control
• Quality Control
• Performance Reporting
• Risk Response Control

5. Closing Processes, melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus dari proyek.
• Administrative Closure
• Contract Close-out

SUMBER:
1. http://translate.google.co.id/
2. Chapter 3: Project Management Processes
3. http://mcfans-mpti.blogspot.co

Konteks Management Proyek Dan TI

Konteks Management Proyek Dan TI 

 

Management proyek
adalah suatu aktifitas dimana adanya sebuah perencanaan,pembangunan,dan penyelesaian yang bertujuan untuk memenuhi suatu hal yang akan dituju yang dapat beruapa suatu benda,kegiatan,atau lain sebagainya,yang sudah pasti aspek aspek yang mengikat seperti keterbatasan sumberdaya,waktu juga dana selalu ada didalamnya.

sedangkan,
Management proyek tekhnik informasi itu sendiri merupakan kegiatan sumber daya yang tersedia dari sebuah proyek pengembangan solusi TI sehingga dapat dihasilkan suatu sistem solusi yang memenuhi obyektif yang telah ditetapkan. Sumber daya proyek TI yang dimaksud disini mencakup Sumber Daya Manusia, peralatan dan fasilitas kerja (baik hardware maupun software), dana, dan logistik.
  

Dasar Manajemen proyek TI
Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek TI yang juga hampir sama dengan proyek biasanya, yaitu :
A.Tujuan Manajemen Proyek
tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:

1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan tepat waktu.
2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan
3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati
4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek

B.Proses manajemen proyek
manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup fase :
1. Project Initiation (Inisiasi proyek):
Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.

2. Project Planning (perencanaan awal proyek):
Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.

3. Project Executing (Pelaksanaan proyek):
Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.

4. Project Control (Pengendalian proyek) :
roses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.

5. Project Closing:
proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

C.Pengetahuan manajemen proyek.

Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.





Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).



Contoh dalam management proyek TI :
1.Absensi Elektrik untuh pekerjaan ataupun pendidikan.
2.E-toll(kemudahan dalam pembayaran untuk pengguna jalan toll)
3.Bluetooth

 4.Anjungan Tunai Mandiri (ATM)

semuai itu adalah kerja dari sebuah management proyek TI ,dan mungkin ada pula beberapa yang saling bekerja sama dengan bidang lainya,namun sistem yang terdapat dalam contoh contoh tersebut adalah sebuah hasil karya proyek tekhnik informasi yang mungkin dalam sehari harinya kita rasakan.

Keuntungan management proyek TI :

 1.pengelolaan dana,sumberdaya,dan waktu yang lebih baik dan mudah disesuaikan.
2.penarikan minat konsumen yang lebih banyak,dan mudah.
3.dengan harga yang sesuai dan modal yang cukup ringan menjadi sangat menguntungkan
4.pengkoordinasian sumber daya yang dapat diatur sendiri dan mudah
5.memberikan kebaikan dari pengelolaan yang baik dan memuaskan konsumen

 

Kerugian atau Tuntutan management proyek TI :

 

1.persaingan yang ketat.
2.bila permintaan atau pemerotesan konsumen yang memlebihi kapasitas,menyebabkan masalah pada waktu ataupun smberdaya dan dana.
3.kreatifitas dan ide selalu harus dipacu.karna sifat dari proyek itu sendiri sementara,dan harus diubah menjadi lebih baik dan baru.

Beberapa perbedaan karakteristik proyek tekhnik informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti perangkat lunak/keras, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
3. Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam
4. Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.
5. persaingan tebih ketat karna pengguna TI itu sendiri sudah banyak,dan itu terlihat dalam kehidupan sehari hari.

dengan demikian kita dapat simpulkan bahwa dasar dalam semua management proyek adalah sama,namun perbedaannya dalam pengelolaan dan penggunaannya saja yang berbeda.namun itu semua merupakan suatu kerja yang sangat baik dan melatih kemampuan dalam bidangnya masing masing yang sudah pasti akan bermanfaat dikalangan masyarakat umum.


SUMBER :

http://perbendaharaan.wordpress.com/2008/12/18/definisi-dan-tujuan-manajemen-proyek-teknologi-informasi/
http://dya08webmaster.blog.com/aspek-aspek-yang-mempengaruhi-manajemen-proyek/
http://mystroberi.blogspot.com/2010/10/pengenalan-manajemen-proyek-ti.html

Project Integration Manajement (Manajemen Integrasi)

Proses dan kegiatan yang diperlukan untuk mengidentifikasi,  menentukan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan proses dan kegiatan proyek manajemen dalam Grup Manajemen Proyek  termasuk  dalam Kawasan Pengetahuan Proyek  Integrasi  Manajemen.  Karakteristik  penyatuan, konsolidasi, artikulasi dan tindakan integratif sangat penting bagi penyelesaian suatu proyek dalam  konteks  integrasi.

            Dalam aplikasi dunia nyata yang melibatkan upaya koordinasi komponen Manajemen Proyek Integrasi dengan jelas didefinisikan oleh batas-batas. Interaksi antara proses-proses individu membutuhkan integrasi efektif dalam Manajemen Proyek.

            Tidak ada cara tunggal untuk mengelola proyek. Manajemen Proyek yang berpengalaman dalam praktek menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan proses unik untuk setiap situasi, tergantung pada keadaan tersebut, variabel, dan tujuan. Kenyataan bahwa suatu proses tertentu atau teknik yang tidak digunakan dalam suatu proyek tidak berarti bahwa itu tidak dianggap. Sebaliknya, Proyek Integrasi Manajemen dan Tim Manajemen dibebankan dengan menilai penerapan semua proses dan tingkat pelaksanaan yang dianggap tepat untuk keberhasilan proyek saat merumuskan keseluruhan Proyek Integrasi Rencana Pengelolaan.

Apakah Manajemen Proyek Integrasi?

Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek yang mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan dengan benar, akan menghasilkan segala poses dari proyek berjalan lancar. Integrasi manajemen akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan. Hasil ini termasuk chart proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang lingkup proyek. Di bawah ini adalah ringkasan dari apa yang melibatkan manajemen proyek integrasi.

Proses apa saja yang Terlibat dalam Manajemen Proyek Integrasi?

Integrasi manajemen melibatkan tujuh proses. Yang pertama dari proses ini adalah pengembangan piagam proyek. Piagam memulai proyek proyek. Dokumen ini memberi wewenang proyek untuk mendapatkan berlangsung. Proyek charter negara tujuan proyek dan nama manajer proyek. Hal ini biasanya tidak lebih dari satu halaman panjang.

Proses kedua adalah pengembangan ruang lingkup pernyataan awal. Dokumen ini akan ditinjau kembali dalam unsur manajemen lingkup PMBOK. Pernyataan lingkup mendefinisikan apa dan apa yang bukan bagian dari proyek. lingkup laporan Yah-pasti akan menampilkan semua dan hanya bekerja terlibat dengan suatu proyek tertentu.

Proses ketiga dalam manajemen integrasi merupakan pengembangan dari rencana proyek. Rencana proyek meliputi project charter, definisi proyek, tujuan proyek, anggaran proyek, jadwal proyek, sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek, pendekatan, rencana pengelolaan, dan penilaian risiko awal.

Proses selanjutnya yang terlibat adalah mengarahkan dan pemantauan pelaksanaan proyek. Ini adalah ketika proyek benar-benar akan berlangsung. Produk yang dihasilkan selama fase ini meliputi produk deliverable akhir. Jika proyek ini di TI, deliverable akan menjadi program perangkat lunak.

Kelima, pekerjaan proyek harus dipantau dan dikendalikan. Salah satu aspek penting dari proses ini adalah manajemen perubahan. Permintaan untuk perubahan proyek dapat dilakukan selama siklus hidup proyek. Jika permintaan ini tidak dimonitor dan dikontrol, maka kualitas proyek dapat dikompromikan. Sebuah tim harus dibentuk dalam rangka untuk mengawasi permintaan perubahan dan penerapan perubahan. Proses ini berkaitan erat dengan keenam: mengontrol perubahan yang terintegrasi.

Akhirnya, proyek harus ditutup bila telah selesai. Penutupan proyek melibatkan meninjau proses, keberhasilan dan defisit yang ditemukan selama siklus hidup proyek. Selama fase ini, sebuah pelajaran dokumen yang dihasilkan oleh tim manajemen proyek.?

Integrasi Manajemen Proyek

• Risiko Kondisi

1.                  perencanaan yang tidak memadai, integrasi atau alokasi sumber daya

2.                  Kurangnya tujuan yang jelas dan indikator kunci keberhasilan

3.                  Kurangnya manajemen proyek secara menyeluruh

4.                  tidak memadai atau kurangnya tinjauan siklus hidup proyek

• Resiko akibat Event

1.                  Tidak adanya atau mulai akhir manajemen proyek terpadu

2.                  Classic manajemen proyek kegagalan dan kekacauan

3.                  Kecelakaan Proyek

4.                  berhenti bekerja

Lingkup Manajemen

• Risiko Kondisi

1.                  persyaratan penilaian yang tidak memadai

2.                  Kurangnya perencanaan – kurangnya lead time

3.                  Miskin definisi ruang lingkup dan rincian paket pekerjaan

4.                  Lingkup perubahan tanpa waktu yang sesuai dan perubahan anggaran

• Resiko akibat Event Perubahan

1.                  dalam lingkup “untuk membuat sesuatu pekerjaan”

2.                  Unbudgeted kerja dan ulang

3.                  Menghasilkan overruns biaya dan serius waktu

Manajemen Waktu

• Risiko Kondisi

1.                  Miskin memperkirakan waktu atau kebutuhan sumber daya

2.                  manajemen yang buruk dari jalur kritis, dan / atau mengapung

3.                  lembur berlebihan

• Resiko akibat Event

1.                  khusus penundaan: keterampilan tenaga kerja atau materi kekurangan, tanpa motivasi,    pemogokan

2.                  Perlu untuk percepatan Sebelumnya

3.                  Rilis produk kompetitif

4.                  keunggulan kompetitif dan proyek dibatalkan

Manajemen Biaya

• Risiko Kondisi

1.                  kesalahan / kelalaian

2.                  Tidak ada investigasi masalah diprediksi

3.                  asumsi produktivitas over-optimis

4.                  Kurangnya biaya, perubahan atau pengendalian kontinjensi

• Resiko akibat Event

1.                  Serius anggaran overruns

2.                  Uang habis dan proyek dibatalkan

Manajemen Mutu

• Risiko Kondisi

1.                  tidak konsisten, definisi tidak lengkap atau tidak jelas kualitas

2.                  Miskin sikap terhadap kualitas

3.                  desain / material / pengerjaan

4.                  jaminan kualitas yang tidak memadai / program kontrol

• Resiko akibat Event

1.                  Penolakan kerja

2.                  kualitas produk tidak kompetitif

3.                  Produk kinerja kegagalan

Manajemen Sumber Daya Manusia

• Risiko Kondisi

1.                  tidak tepat struktur organisasi atau alokasi tanggung jawab

2.                  inferior kepemimpinan atau gaya manajemen bimbang

3.                  Tidak adanya motivasi dan akuntabilitas Konflik

4.                  tidak dikelola

5.                  pekerja yang tidak kompeten

• Resiko akibat Event

1.                  Umum tidak ada upaya tim

2.                  Organisasi kegagalan, penghentian pemogokan

Komunikasi Manajemen

• Risiko Kondisi

1.                  Kecerobohan dalam perencanaan dan dalam berkomunikasi rencana

2.                  Kurangnya pemahaman dan penanganan yang tidak tepat kompleksitas

3.                  Kurangnya konsultasi dengan pemangku kepentingan

• Resiko akibat Event

1.                  tidak dapat dipercaya atau tidak benar informasi yang mengarah ke tindakan yang salah atau kelambanan

2.                  Gagal harapan stakeholder

Manajemen Risiko

• Risiko Kondisi

1.                  risiko Mengabaikan atau “diasumsikan begitu saja”

2.                  tidak jelas tugas tanggung jawab risiko – internal tim, kontraktor, dan pihak ketiga

3.                  Keengganan untuk menerima kepemilikan tanggung jawab risiko

4.                  Miskin asuransi manajemen

• Resiko akibat Event

1.                  dihindari terjadi peristiwa risiko

2.                  Dengan penundaan akibat dan overruns biaya

3.                  Kerusakan terhadap kualitas

4.                  Kerusakan Merek Kelembagaan

Manajemen Pengadaan

• Risiko Kondisi

1.                  kompetitif pembelian

2.                  klausul kontrak tidak dapat dilaksanakan, kondisi

3.                  Keuangan kelemahan tertular pihak

4.                  permusuhan dan hubungan kontrak non-kooperatif

5.                  tidak pantas tugas kontrak risiko

• Resiko akibat Event

1.                  Klaim litigasi, pemukiman

2.                  Kontraktor tidak mampu, kepailitan, kegagalan

Proses Integrative Manajemen Proyek

• Mengembangkan Piagam Proyek
• Mengembangkan Pernyataan Pendahuluan Ruang Lingkup Proyek
• Kembangkan Rencana Manajemen Proyek
• langsung dan Mengelola Pelaksanaan Proyek
• Memantau dan Kerja Pengendalian Proyek
• Kontrol Ubah Terpadu
• Tutup Proyek
Sumber : http://www.gbaconsultant.co.id/manajemen-integrasi-proyek